OrangeSpot

De OrangeSpot-aanpak voor proces- en organisatieverandering

De OrangeSpot-aanpak

Voor proces- en organisatieverandering
  1. Het belang van proces- en organisatieverandering
  2. De OrangeSpot-aanpak
  3. De gezamenlijke basis
  4. De rol van leiderschap
  5. De rol van het projectteam
  6. De rol van de projectleider
  7. De rol van belanghebbenden
  8. Aan de slag!

1

Het belang van proces- en organisatieverandering: krijg (weer) grip op je project

Bijna alle projecten rondom digitalisering, duurzaamheid of performanceverbetering behalen niet de gewenste resultaten. De statistieken zijn niet mals. 84% van de digitale transformatieprojecten ervaren geen performanceverbeteringen, slechts 12% ervaart na 3 jaar nog voordelen van een project en 70% van de veranderinitiatieven behalen niet hun doelstellingen.

Waar ligt dit nu aan: de (mensen in de) organisatie. Belangrijke redenen genoemd in onderzoeken en door ervaren projectleiders:

  • Te weinig managementsupport
  • Weerstand in de organisatie
  • Silo-denken
  • Impact op organisatie onderschat
  • Tekort aan (goede) mensen

Daarom moet het belang van verandermanagement niet worden onderschat. Uit een onderzoek van Prosci met meer dan 2.600 deelnemers blijkt dat maar 16% van de projecten met slecht verandermanagement hun doelstellingen haalden, tegenover 88% met excellent verandermanagement.

Tijd om hiermee aan de slag te gaan. Maar hoe dan?

2

De OrangeSpot-aanpak: voor proces- en organisatieverandering

De mensen achter OrangeSpot hebben jarenlange ervaring in projectmanagement, verandermanagement en consultancy. Gebaseerd op die ervaring hebben ze een unieke aanpak ontwikkeld voor proces- en organisatieverandering.

Projectsucces valt of staat met  het betrekken van verschillende groepen in je organisatie. Daarom staat dit centraal in de OrangeSpot-aanpak! Allemaal op een manier die past bij hun rol en tijdsbeschikbaarheid. Bij elk project kan je de volgende vier groepen onderscheiden:

  1. Leiderschap: managementteamleden, directies of ander leiderschap die de visie moeten neerleggen, besluiten moeten nemen en op de hoogte gehouden moeten worden van voortgang.
  2. Projectteam: dit zijn de mensen die (dagelijks) actief betrokken zijn bij het project.
  3. Projectleider: degene die dagelijkse sturing geeft aan het project. Ook onderdeel van het projectteam.
  4. Belanghebbenden in de organisatie: mensen die wel geraakt worden door de verandering, maar niet in het projectteam van het project zitten.

In de OrangeSpot-aanpak werken deze doelgroepen allemaal vanuit één gezamenlijke basis op een manier die past bij hun beschikbare tijd. Zonder grote ingewikkelde projectstructuren en irreële beschikbaarheden.  Hierdoor creëer je draagvlak, houd je grip op de voortgang en worden de juiste inhoudelijke keuzes gemaakt. En worden projectresultaten wel behaald.

Hoe ziet de aanpak voor deze doelgroepen eruit?

De OrangeSpot-aanpak
Overzicht OrangeSpot-aanpak

3

De gezamenlijke basis

Om echte stappen te maken met een verandering van welke aard dan ook, is er een gezamenlijk anker nodig. Een uniforme waarheid die iedereen herkent. De manier om dit te doen? Processen!

Iedereen kan in processen denken en begrijpen. Hierdoor is het de manier voor leiderschap om een visie neer te leggen en de stip op de horizon uit te werken, voor afdelingen om aan anderen uit te leggen wat zij doen en inzicht te krijgen wie waarvoor verantwoordelijk is. Het doorbreekt silo’s en creëert draagvlak omdat iedereen het over hetzelfde heeft.

Voor het veranderen van een organisatie wil je deze processen en de business- en projectdoelstellingen vatten in een blauwdruk. Deze blauwdruk moet zodanig zijn opgesteld dat hij te allen tijde inzichtelijk en begrijpelijk is voor de betrokken. Idealiter kent de blauwdruk de mogelijkheid om meerdere lagen toe te voegen voor detaillering. En kan je inzichtelijk maken hoe systemen, data en de organisatie samenhangen met de processen.

Deze blauwdruk vormt ook een kapstok voor de rest van je project. Documentatie die wordt opgebouwd kan je koppelen aan deze blauwdruk, waardoor het herleidbaar blijft. Processen kunnen ook verdeeld worden over het project, zodat iedereen aan zijn of haar deel kan werken. Welke rol je in het project ook hebt – de blauwdruk geeft een basis om op een gepaste manier bij te dragen.

4

De rol van leiderschap

De rol van leiderschap bij veranderingen mag niet worden onderschat. Echter is het vaak een van de vele zaken op het bordje van een manager. Hoe geef je invulling aan deze cruciale rol, met de beperkte beschikbare tijd?

In de OrangeSpot-aanpak is dit drieledig:

  1. Zet jouw business- en projectdoelstellingen neer als basis van de gezamenlijke blauwdruk. Door van tevoren goed aan te geven wat je verwacht, kan dit daarna verder geoperationaliseerd worden in de blauwdruk door anderen. Maar het geeft de organisatie de benodigde sturing voor het maken van keuzes.
  2. Het houden van een overzicht over belangrijke beslissingen. Een goede leider weet welke beslissingen hij moet maken en maakt ze op cruciale momenten snel. Dan voorkom je dat het project stilvalt. Vaak wordt dit gecombineerd met een actie- en besluitenlijst of RAID (Risks, Assumptions, Issues & Decisions). Cruciaal is als manager dat je alleen wordt betrokken bij de key decisions, en niet alles wat er speelt in het project.
  3. Realtime overzicht van de (inhoudelijke) voortgang. Wees niet afhankelijk van periodieke (stuurgroep)rapportages met voornamelijk budget en tijdslijn, maar zorg ervoor dat je altijd actueel inzicht hebt in de voortgang. Voortgang gaat verder dan alleen budget, risico’s en tijdlijn. Je moet weten wat er nog moet gebeuren, of de juiste keuzes gemaakt zijn en waar de bottlenecks zitten. Door dit (op globaal) niveau inzichtelijk te hebben, gekoppeld aan de herkenbare blauwdruk, gaat de discussie niet over wat er gedaan is, maar of je op het juiste pad bent. Je kan dan snel bijsturen indien nodig en gaat er minimaal tijd en budget verloren.

De input die jij als manager geeft, is gericht op kwaliteit en niet op kwantiteit. Het geeft de sturing die nodig is aan het projectteam en de organisatie, het laat betrokkenheid zien en je houdt grip op de voortgang voordat het project los komt te staan van de organisatie en beoogde resultaten op de achtergrond raken.

5

De rol van het projectteam

Als projectteam doe je het grootste deel van het werk. Echter betekent dit niet dat je het alleen hoeft te doen. De OrangeSpot-aanpak is erop gericht dat je efficiënt kunt werken en anderen kunt betrekken waar nodig. Jij moet te allen tijde door kunnen met jouw werk of aan kunnen geven waar het op vastloopt. En dit inzichtelijk maken voor de juiste mensen. Dit doe je door:

  • Altijd een actueel overzicht bij te houden over te nemen acties en besluiten. Het alleen bijhouden van acties is niet genoeg; uiteindelijk ben je vaak afhankelijk van input of beslissingen van anderen. Door expliciet te nemen besluiten toe te wijzen aan jezelf, maar ook anderen, maak je inzichtelijk wat er nodig is en wat je van anderen nodig hebt. Denk hierbij ook aan besluiten voor je manager.
  • Jouw deel van de gezamenlijke basis uit te werken. Als het goed is ligt er al een (proces)blauwdruk met de grote lijnen. Maar naarmate het project vordert, krijg jij meer inzichten. Door deze details toe te voegen aan de procesblauwdruk kan je keuzes verifiëren en uitleggen aan anderen uit de organisatie.
  • Meteen relevante documentatie op te bouwen. Met documentatie bedoelen we ook aannames en gemaakte beslissingen, zodat anderen betrokkenen ook weten wat er besloten is en dit kunnen inzien. Zelfs na een lange tijd. Zorg ervoor dat je welke vorm van documentatie ook meteen gestructureerd vastlegt. Idealiter gekoppeld aan de gezamenlijke blauwdruk, zodat ook anderen het goed terug kunnen vinden. Als alle leden van het projectteam dit goed doen, heb je een volledige projectdocumentatie waar nog lang op doorgebouwd kan worden
  • Belanghebbenden op een passende manier te betrekken. In traditionele projectstructuren is er vaak teveel overhead om collega’s te betrekken. Maar er zijn genoeg mensen in de organisatie die wel geraakt worden door de verandering en waarvan jij misschien input nodig hebt. Zorg ervoor dat deze mensen laagdrempelig kunnen bijdragen op een moment dat het voor hun past. Lees meer hierover in het kopje ‘De rol van de belanghebbenden’.

Door informatie te centraliseren, maak je jouw voortgang en keuzes inzichtelijk, uit te leggen en creëer je draagvlak. Het geeft jou de mogelijkheid anderen te betrekken, zodat je er niet alleen voor staat. En dat je maximaal resultaat zo efficiënt mogelijk behaald.

6

De rol van de projectleider

Als projectleider ben je deel van het projectteam. Hierdoor heb je tot je beschikking dezelfde tools als alle andere projectteamleden. Maar daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor de voortgang en de rapportages. Traditionele projectmanagementtools focussen op planningen en budgetten. En ook al is dit zeker noodzakelijk (vooraf), dit type projecten valt niet (alleen) te meten in uren.

Tijdens het project moeten nog allerlei belangrijke beslissingen worden genomen. Hier kan je geen uren aan hangen; ze zijn vaak afhankelijk van veel personen en je hebt de informatie pas als het project al loopt. Dit kan je niet uitdrukken in capaciteit en uren. Als projectleider van een organisatieverandering heb je meer nodig.

Als projectleider moet je realtime overzicht hebben over de inhoudelijke voortgang. Dus geen extra handmatige rapportages, waar je van alles voor bij elkaar moet zoeken. Maar altijd actueel inzicht in waar je staat, welke acties en beslissingen er nog open staan en waar de bottlenecks zitten. Waar zit het project op vast en waar liggen de risico’s?

Graag wil je deze voortgang koppelen aan de gezamenlijke blauwdruk. Dit maakt rapporteren aan managers en het projectteam meteen mogelijk, zonder dat je extra rapportages nodig hebt. Ze zien direct wat er speelt bij de voor hun relevante processen.

7

De rol van belanghebbenden

Als belanghebbende bij een project, ben je niet direct aan het project gekoppeld. Je hebt geen project ‘verplichtingen’. Maar, je wordt wel geraakt door het resultaat. Daarom wil je wel dat de juiste keuzes worden gemaakt en meedenken als het voor jou relevant is. Het is daarom cruciaal dat het projectteam belanghebbenden betrekt. Echter, tijd is altijd een beperkende factor. De meeste mensen hebben veel op hun bordje. Daarom heeft de OrangeSpot-aanpak speciale aandacht voor het laagdrempelig betrekken van de organisatie.

In de OrangeSpot-aanpak wil je als deel van het project belanghebbenden op twee momenten betrekken:

  • Bij het verder inkleuren van de gezamenlijke blauwdruk. Zorg dat een belanghebbende al in een enkele meeting of sessie kan bijdragen, ziet wat er gaat gebeuren en input kan leveren. Zo creëer je draagvlak en volledigheid.
  • Als je input nodig hebt of belanghebbenden wilt informeren. Dit moet echter op een manier die past bij de beschikbaarheid van de belanghebbenden. Zoek naar een manier waarop je niet afhankelijk bent van fysieke locaties of het plannen van een afspraak. Laat de belanghebbende bijdragen op een moment dat het hem/haar uitkomt. Zo maak je het mogelijk veel meer mensen te betrekken bij de verandering en boek je meer voortgang.

8

Aan de slag!

De OrangeSpot-aanpak is er voor projecten die te maken hebben met proces- en organisatieverandering. Door de menselijke factor behalen deze projecten bijna nooit het gewenste resultaat. Maar door leiderschap, het projectteam en andere belanghebbenden op een passende manier te laten bijdragen aan de gezamenlijke basis krijg je grip op deze menselijke factor. En kan je een goed resultaat behalen binnen de gewenste tijd en budget.

Bij OrangeSpot realiseren we dit door een combinatie van onze unieke tool die de aanpak implementeert, en met op maat gesneden servicepakketten. Deze services zijn erop gericht om jullie op gang te helpen, zodat je er vervolgens zelf mee aan de slag kan en de touwtjes van je project strak in hand krijgt.

Wil je graag een keer sparren met een ervaren specialist over jouw project en de aanpak aan de hand van een voorbeeld in actie zien? Plan dan een kennismaking in. Voor vragen over de aanpak kun je ook altijd mailen naar info@orangespot.app.