Snel en overzichtelijk processen en systemen in kaart brengen bij de Gemeente Oldenzaal
De uitdaging van de gemeente Oldenzaal
Voor het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening wilden we graag snel en makkelijk in kaart brengen welke producten en diensten de gemeente Oldenzaal allemaal aanbiedt en welke processen hiermee verbonden zijn. Dit betekende natuurlijk veel uitvragen binnen de organisatie bij verschillende proceseigenaren en dan die data op een betekenisvolle manier bundelen. Microsoft Excel is daar een veelgebruikte oplossing voor, maar dat werkte vrij onoverzichtelijk bij het in kaart brengen van zoveel verschillende facetten van de organisatie.
Niels de groot
Adviseur digitale overheid - gemeente Oldenzaal
De rol van OrangeSpot
We hebben OrangeSpot gebruikt om op een makkelijke en bijna klik-en-klaar manier alle producten en diensten van de gemeente in kaart te brengen en daar structuur in aan te brengen. Eigenlijk kon ik tijdens de gesprekken met mijn collega’s al gelijk een blauwdruk in elkaar zetten van hoe hun processen eruit zagen en dat op mijn manier categoriseren. De mogelijkheid om hier heel duidelijke applicaties en rollen aan te kunnen koppelen was heel prettig. Ik heb ook veel gebruik gemaakt van de mogelijkheid om duidelijke actiepunten toe te voegen bij processen. Als ik bijvoorbeeld nog iets na moest vragen dan kon ik dat gelijk aan het net ingevoerde proces koppelen en dat in één overzicht terug zien. Een enorme verbetering in overzicht ten opzichte van grote Excel-sheets!
Sneller en overzichtelijker werken met OrangeSpot
OrangeSpot heeft ons vooral geholpen om sneller on-the-go te werken. Ik gebruikte het zelf om makkelijk dingen in te kunnen voeren die ik daarna heel simpel – en visueel – met collega’s kon bespreken om te checken of het klopte en of we nog ergens problemen zagen. Als ik kijk naar andere gemeenten die wél aan de slag zijn gegaan met enorme zelfgebouwde Excel-sheets ben ik heel blij dat wij een wat meer dedicated tool hiervoor tot onze beschikking hadden die voor dit doel erg geschikt was!
Ook snel een overzicht krijgen van processen en systemen?
