Jij bent op zoek naar de beste proces in kaart brengen tool. Eerder schreven we al een blog over de 6 stappen om te nemen als je je proces in kaart wilt brengen. Maar daarbij wil je ondersteuning van de juiste tooling. In dit artikel:
- Bespreken we waarop je moet letten als je een tool selecteert voor het proces in kaart brengen
- Bespreken we de top 5 tools om processen in kaart te brengen
Hoe selecteer je de juiste proces in kaart brengen tool?
Er zijn verschillende aspecten om op te letten als je een tool selecteert voor een proces in kaart brengen. Afhankelijk van je toepassing of doel kunnen een aspect een zwaardere of minder zware rol spelen.
• Gebruikersgemak. Hoe makkelijk of lastig is het voor jou als modelleur om de proces in kaart brengen tool te gebruiken?
• Type modellen. Kun je alleen de processen in kaart brengen of kan je ook meerdere soorten modellen maken?
• Complexiteit. Zijn het eenvoudige modellen of kan de tool ook complexe modellen maken met veel verschillende typeringen?
• Leesbaarheid. Hoe goed zijn de procesmodellen te lezen voor mensen die niet thuis zijn in de materie of tool?
• Kosten. Wat zijn de kosten van de proces in kaart brengen tool?
• Toepassing van de modellen. Zijn het puur procesmodellen of zit er nog andere functionaliteit rondom de procesmodellen?
• Onderhoudbaarheid. Hoe laagdrempelig is het om de procesmodellen te onderhouden?
• Herbruikbaarheid van elementen. Werken de modellen met een zogeheten repository waardoor je hetzelfde element op meerdere plekken kan laten terugkomen?
• Samenwerking. Hoe makkelijk kan je samen aan modellen werken in de proces in kaart brengen tool?
De top 5 tools voor een proces in kaart brengen
Hieronder bespreken we dé 5 proces in kaart brengen tools en wanneer je deze het beste in kan zetten.
Pros:
- Veel verschillende typen modellen beschikbaar
- Bibliotheek met templates beschikbaar
- Herkenbaarheid van office 365
- Online samenwerken
Cons:
- Voor bepaalde type procesmodellen en gebruik op desktop heb je de duurdere licentie nodig
- Door de vele pijlen en types zijn de diagrammen soms lastig leesbaar (voor mensen die niet in de materie zitten)
- Lastiger onderhoudbaar
- Je tekent de modellen helemaal zelf. Er is hierdoor geen link tussen de plaatjes of mogelijkheid om verschillende invalshoeken te genereren.
Een van de meeste gebruikte proces in kaart brengen tools is Microsoft Visio, onderdeel van Microsoft 365. De tool wordt veel gebruikt in met name dat wat grotere bedrijven vanwege zijn rol in de Microsoft-suite, vanwege de vele type modellen die beschikbaar zijn en de templates. Er is zowel een webversie, als een desktopversie beschikbaar, al komt de laatste wel met een stuk hogere pricing.
Microsoft Visio heeft geen gratis licentie en je zit al snel aan hun duurdere plan als je fanatieker bent het met in kaart brengen van processen. Het is een proces in kaart brengen tool waarmee je veel kan, maar de modellen kunnen daardoor ook snel onoverzichtelijk worden en niet eenvoudig leesbaar voor mensen die niet in de materie of de tool zitten. Ook het blijvend onderhouden kan daardoor best een uitdaging zijn.
Wanneer gebruiken
Microsoft Visio is een mooie proces in kaart brengen tool als je doel is om de processen zorgvuldig (eenmalig) te documenteren. Zeker als je hier alleen of met een kleine groep aan werkt. Het geeft je veel tools voor zorgvuldige vastlegging. Ben je op zoek naar een tool om de procesmodellen breder inzetbaar te maken of levendig te maken in de organisatie, is Microsoft Visio niet de tool voor jou.
Pricing
Microsoft Visio heeft twee licenties voor €5,- en €15,-. De goedkope versie is voor de webversie. Voor de desktopversie en ingewikkelde diagrammen moet je naar het tweede niveau.
Pros:
- Cloudtool die compatible is met alle browsers en systemen
- Verschillende soorten diagrammen mogelijk die met elkaar zijn gekoppeld
- Revisiehistorie en integraties in de duurdere versies
Cons:
- Door de verschillende typen objecten en pijlen kan het snel onoverzichtelijk worden
- De procesmodellen zijn op zichzelf staand. Als je er meer mee wilt doen moet je integreren met andere tooling of met andere Lucid-producten
LucidChart is een mooi alternatief voor Microsoft Visio. Ze hebben een gratis versie en al met lagere prijzen kan je mooie complexe modellen maken. Het grote voordeel aan Lucidchart is de slimme dataconnecties die achter de modellen zitten. Hierdoor kan je makkelijker data hergebruiken en ook integreren met andere tools.
De dataconnecties en integraties hebben wel het nadeel dat het snel complex wordt en dat je echt in de tool moet zitten. Ook moet je sneller naar een duurdere licentie toe als je veel van de integraties wilt gebruiken.
Wanneer gebruiken
LucidChart is een prachtige proces in kaart brengen tool om te gebruiken als je meerdere samenhangende modellen wilt ontwikkelen en wilt embedden in je automatisering. Voor een eerlijke prijs kan je veel doen. Ben je echter op zoek naar een laagdrempelige proces in kaart brengen tool die je makkelijk kunt gebruiken met anderen, dan is LucidChart al snel te ingewikkeld.
Pricing
LucidChart kent een gratis versie waar je al redelijk veel van de functionaliteit kunt gebruiken. Betaalde versies beginnen vanaf €8,-.
Pros:
- Gratis open-source tool
- Mogelijkheid tot veel verschillende symbolen die je vrij kunt combineren
- Symbolen van veel verschillende modelleertechnieken beschikbaar
Cons:
- Modellen worden snel onverzichtelijk
- Modellen zijn veel werk om te maken en te onderhouden
- Geen reviewmogelijkheden
Als je zoekt naar een gratis proces in kaart brengen tool dan is Draw.io zeker een aanrader. Het heeft veel dezelfde mogelijkheden als Visio. Geheel kostenloos kun je elementen selecteren uit veel verschillende modelleertechnieken zoals UML, flowchart, ERD en meer. Je kunt de diagrammen vervolgens opslaan op je computer in je cloud (OneDrive, Google Cloud) of exporteren en publiceren.
Bij Draw.io begin je met een leeg vlak. Hierdoor moet je alle elementen zelf uitzoeken en plaatsen. Dit is veel werk, voor het maken en eventueel onderhouden. Ook kunnen de modellen snel slecht leesbaar worden. Er is geen mogelijkheid tot reviewen met bijv. comments in de tool zelf.
Wanneer gebruiken
Ben je op zoek naar een gratis tool om laagdrempelig een of meerdere kleine modellen te maken, dan zou ik zeker voor Draw.io gaan. De proces in kaart brengen tool werkt eenvoudig en je kan meteen aan de slag. Heb je echter andere doelstellingen met de modellen, dan zul je snel tegen de beperkingen aanlopen.
Pricing
Helemaal gratis!
Pros:
- Er zijn veel type modellen beschikbaar die zijn gekoppeld
- Heel geschikt voor IT-projecten
Cons:
- Het is niet eenvoudig om aan de slag te gaan
- Voor het alleen in kaart brengen van processen is de tool niet geschikt
- Je raakt snel overweldigd door alle opties
Visual Paradigm is een tool die alle modellen in huis heeft om volledig te zijn bij (grotere) IT-projecten. Het in kaart brengen van processen is maar een onderdeel van de suite. Het bevat ook allerlei agile toolings, de mogelijkheden voor Enterprise Architecture en DevOps tooling.
Echter, door de vele andere tooling is het snel overweldigend. De tool is niet gemaakt om processen in kaart te brengen. Het is een middel. Het opstarten is daarom een intensief proces.
Wanneer te gebruiken
Heb je een duidelijke IT use case en wil je grondig aan de slag met meer dan alleen je processen, kijk dan zeker naar Visual Paradigm. Is je doel echter in kaart brengen van processen, dan zou ik gaan voor een andere tool.
Pricing
Visual Paradigm heeft de mogelijkheid voor een zogeheten perpetual license waar je eenmalig de software aanschaft of een subscription license met een maandelijkse prijs. Er is geen gratis versie beschikbaar. Subscription begint vanaf $6,- per maand.
Pros:
- De eenvoudige manier van modelleren zorgt ervoor dat iedereen de modellen meteen begrijpt
- Realtime modelleren mogelijk doordat de tool voor jou tekent
- Automatische visualisaties
- Tools beschikbaar voor het realiseren van de uitgewerkte processen
- Data, IT en organisatie integraal onderdeel van de modellen
Cons:
- Alleen één type model
- Vrij tekenen niet mogelijk
OrangeSpot is een proces in kaart brengen tool die is gemaakt om processen live in kaart te kunnen brengen en de modellen eenvoudig te houden zodat ze voor iedereen meteen te begrijpen zijn. Tijdens sessies of gesprekken kun je processen en de bijbehorende data, rollen en organisatorische eenheden direct vastleggen. De tool tekent voor jou. Men raakt niet verdwaald door ingewikkelde pijlen. OrangeSpot bevat daarnaast ook verschillende features om de uitgewerkte processen te realiseren.
Doordat de focus ligt op begrijpbare modellen is er slechts één type model mogelijk. Je kunt geen andere type modellen maken. Wel zijn er meerdere visualisaties en invalshoeken voor hetzelfde model die automatisch gegenereerd worden. Hierdoor gaat het modelleren veel sneller en wordt en draagvlak gecreëerd.
Wanneer te gebruiken
Wil je snel processen op meerdere lagen in kaart brengen? En een levendige tooling hebben? Dan is OrangeSpot de proces in kaart brengen tool voor jou. Je brengt snel en efficiënt processen in kaart die onderhoudbaar zijn.
Pricing
Een gratis versie van de proces in kaart brengen tool is beschikbaar. Betaalde licenties zijn beschikbaar vanaf €10,-.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen