Een processchema, ook wel een flowchart of stroomdiagram genoemd, is een schematechniek waarbij je processen in de juiste volgorde achter elkaar visualiseert. Het is een visualisatie of afbeelding van de verschillende processtappen in de juiste volgorde. De informatie stroomt als het ware door deze processen heen.
In dit artikel kun je het volgende lezen:
Wanneer zet je een processchema in?
Er zijn veel momenten waarop het handig is om een processchema te gebruiken. Een aantal belangrijke redenen zijn:
- Procesoptimalisatie. Door het proces uit te werken in een stroomdiagram wordt het proces beter begrepen en kunnen knelpunten en verbeterpotentieel worden geïdentificeerd.
- Communiceren van (complexe) processen. De eenvoudige schematechniek zorgt ervoor dat een proces uitgelegd kan worden.
- Training en onboarding van nieuwe medewerkers. Door het uitgewerkte proces kunnen ze sneller ingewerkt worden.
- Projectmanagement en taakverdeling. Het geschetste proces kan het project uitleggen en inzichtelijk maken wie wat moet doen.
- Kwaliteit en certificering. Het vastleggen van processen kan nuttig zijn voor kwaliteitsdoeleinden of voor het behalen van een bepaalde certificering.
Een processchema opstellen kan een onderdeel zijn van het in kaart brengen van je processen. Het is een visualisatietechniek. Daarnaast kan het ook een onderdeel vormen van je procesbeschrijvingen.
Hoe ziet een processchema eruit?
Er zijn veel verschillende soorten processchema’s, variërend van zeer eenvoudig tot zeer complex. De meest standaard processchema bevat de volgende elementen:
- Processen – vaak als rechthoeken weergegeven
- Beslissingen – vaak als ruit weergegeven
- Pijlen en/of lijnen – deze geven de stroom van het proces weer
- Start- en eindpunten – vaak als ovalen weergegeven
Niet elk processchema hoeft deze elementen te bevatten en soms kunnen er ook nog veel meer elementen inzitten. Denk aan bijv. het toevoegen van zogeheten zwembanen die aangeeft welke rol of afdeling het proces uitvoert. Of de input en output data van een proces. Het belangrijkste aan een processchema of stroomdiagram is dat het duidelijk is en een volgordelijkheid bevat.
Voorbeeld processchema
Elk bedrijfsproces heeft zijn eigen processchema. Wel kan het handig zijn om een processchema te maken die meerdere lagen ondersteunt, zodat je deelprocessen ook kunt uitwerken. Hieronder zie je een voorbeeld van zo een deelproces in OrangeSpot. In dit geval is het uitgewerkte proces ‘Genereren van leads via landingspagina’s’. Dit proces is zelf ook weer onderdeel van een processtroom, namelijk digitale marketing.
Zoals hierboven besproken kan het soms ook wenselijk zijn om ingaande of uitgaande data mee te nemen in het stroomdiagram. Of aan te geven welke rollen of afdelingen verantwoordelijk van dit proces. Hieronder zie je hetzelfde proces nogmaals, maar dan inclusief ingaande en uitgaande data, bijbehorende applicaties en verantwoordelijke rol.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen