Op verschillende momenten wil je jouw processen in kaart brengen: je wilt bezig met procesoptimalisatie, trainen van (nieuwe) medewerkers, aan het begin van een (digitaliserings)project, enz.. Maar hoe breng je processen goed in kaart? In deze gids vind je dé 6 stappen waarmee processen in kaart brengen snel en goed gaat:
1. Analyseren van bedrijfsprocessen
Voordat je aan de slag gaat met jouw processen in kaart brengen is het belangrijk om te weten welke bedrijfsprocessen je in kaart gaat brengen en waarom. Gaat het om bedrijfsbrede processen, binnen een afdeling, voor een specifieke klanttoepassing of een andere reden?
Daarnaast is het ook goed om te kijken welke soort bedrijfsprocessen je in kaart gaat brengen: primaire, secundaire (ook wel ondersteunende genoemd) of besturende processen. Meer hierover lees je in onze blog: De 3 soorten bedrijfsprocessen.
Zodra je weet welke processen je in kaart gaat brengen, kan je ook kijken wie er betrokken moet zijn bij het in kaart brengen van de processen. Belangrijk is om een goede mix te vinden tussen mensen die het hele proces kunnen overzien, maar ook de mensen die details kunnen invullen van een specifiek stuk.
2. Werk de processtappen uit
Nadat je weet welke processen je in kaart wilt brengen, is het tijd om de processtappen uit te gaan werken. Maak (gezamenlijk) een lijst van activiteiten die nodig zijn om de processen uit te voeren. Kijk hierbij ook naar de volgorde van de activiteiten en wat het start- en eindpunt is van het proces.
Door dit in teamverband te doen, weet je zeker dat je een complete lijst hebt, het juiste level van detail wordt bepaald en dat er geen misverstanden over ontstaan.
3. Visualiseer de processen
Als je weet uit welke stappen jouw proces bestaat, is het tijd om de processen te gaan visualiseren. Vaak wordt hier een zogeheten flowchart voor gebruikt, ook wel proces- of stroomdiagram genoemd. Hierbij visualiseer je de verschillende activiteiten met standaardsymbolen, beginnend bij de eerste activiteit en eindigend met de laatste activiteit.
Hierbij wordt ook vaak een zogeheten gelaagdheid aangebracht. Dit betekent dat je op een lager niveau een of meerdere processen met meer detail kan uitwerken en niet alles op één laag hoeft te zetten. Een klein voorbeeld van twee proceslagen in OrangeSpot vind je hieronder.
4. Stem het proces af
Voor welk doeleinde je het in kaart gebrachte proces ook gebruikt, in alle gevallen is het belangrijk dat er draagvlak ontstaat over de processen. Als de verschillende betrokken de processen niet logisch vinden of het in de praktijk anders gaat, heeft het zijn doel niet bereikt. Daarom is het aan te raden de gevisualiseerde processen te reviewen met de verschillende betrokkenen.
5. Koppel met IT-systemen en organisatie
In veel gevallen heb je te maken met één of meerdere IT-systemen bij een proces(stap). Ook is iemand binnen jouw organisatie vaak verantwoordelijk voor één of meer processen. Als je de processen in kaart hebt gebracht en hebt afgestemd, kan het daarom nuttig zijn ook de verschillende mensen/rollen aan de processen te koppelen en de IT-applicaties die hierbij worden gebruikt. Hierdoor zorg je ervoor dat er afstemming bestaat binnen de organisatie en met de IT in jouw bedrijf.
6. Acteer
Nu je klaar bent met jouw processen in kaart brengen, is het tijd om ermee aan de slag te gaan. Dit kan in veel verschillende vormen, afhankelijk van je doelstellingen. Je kunt hierbij denken aan:
- Gezamenlijk identificeren waar verbetermogelijkheden liggen
- Het verwerken in trainingsmateriaal
- Als uitgangspunt nemen voor gesprekken met een IT-leverancier
- Alle overige toepassingen waarvoor processen in kaart brengen relevant is
Het allerbelangrijkste is dat je de processen deelt met de mensen die deel uitmaken van het proces. Alleen dan gaat het leven en zorg je ervoor dat het processchema actueel blijft.
Snel en goed processen in kaart brengen door de modelleertool in OrangeSpot
In OrangeSpot zit een krachtige modelleertool die het mogelijk maakt live te modelleren op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Hierdoor kun je met elkaar tijdens het gesprek meteen de processen in kaart brengen op een visuele manier. Gelaagdheid of volgorde kan makkelijk – terwijl je in gesprek bent – worden aangepast. Ook kan informatie, IT-applicaties en rollen meteen worden gekoppeld met 1 klik op de knop.
Door het live vastleggen gaat het processen in kaart brengen veel sneller, maar creëer je ook meteen draagvlak en inzicht. Je doet het echt samen in plaats van één iemand die primair uitwerkt. Na het uitwerken kun je het model ook makkelijk toetsen met een brede groep via de digitale discussie omgeving.
Meer weten? Bekijk rustig onze feature pagina, of boek direct een gratis en vrijblijvende demo van 30 minuten via de knop hieronder.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen