Processen visualiseren is belangrijk als je jouw processen wilt communiceren of documenteren. Ook als je je processen in kaart wilt brengen is het een belangrijk onderdeel. Maar waar moet je op letten bij het visualiseren van een proces? En welke techniek kan je het beste gebruiken? Dit artikel gaat in op de verschillende aspecten van een proces visualiseren.
In dit artikel kun je het volgende lezen:
Waarom is processen visualiseren belangrijk?
Mensen zijn visueel ingesteld. Door processen te visualiseren kun je het proces makkelijker uitleggen en krijg je meer duidelijkheid over je proces. Op de volgende momenten kan het handig zijn om een gevisualiseerd proces te hebben:
- Als je aan de slag wilt met procesoptimalisatie.
- Als je je proces wilt communiceren.
- Bij het trainen en onboarden van nieuwe medewerkers.
- Bij het uitwerken van een project of het verdelen van taken.
- Als je een certificering wilt behalen.
- Als je je proces gedocumenteerd wilt hebben.
- Als je om een andere reden meer duidelijkheid wilt geven in jouw proces.
Het is vaak onderdeel van een procesbeschrijving. Meer informatie over procesbeschrijvingen kun je vinden in onze blog ‘Handleiding voor duidelijke procesbeschrijvingen’. Ook kun je een gratis template downloaden voor procesbeschrijvingen.
Hoe teken je een proces uit?
Bij het uitwerken of uittekenen van een proces is het belangrijk dat je het hele verhaal in stukken opknipt. Alle losse activiteiten die deel uitmaken van een proces wil je apart vastleggen. Dit kunnen taken zijn die je zelf uitvoert, maar ook activiteiten die door anderen of geautomatiseerd worden gedaan.
Neem als voorbeeld het schrijven van een blog. Als ik een blog schrijf, doorloop ik de volgende activiteiten:
- Vaststellen van het onderwerp
- Uitwerken van de blogstructuur
- Uitschrijven van de blog
- Reviewen van de blog door een ander persoon
- Plaatsen van de blog op de website
Al deze vijf stappen zijn een deel van het proces ‘Schrijven van een blog’. Elk van deze vijf stappen is ook een apart blokje in mijn gevisualiseerde proces.
De verschillende technieken
Er zijn verschillende technieken voor processen visualiseren. Hieronder zullen we de procesplaat en procestekening/procesflow toelichten (gezamenlijk ook wel processchema genoemd).
Procesplaat
Een procesplaat is een visuele representatie van een proces die bedoeld is voor communicatiedoeleinden. Het wordt ook sterk geassocieerd met een praatplaat. Het is minder formeel en vaak ook visueel aantrekkelijker. Zo wordt vaak meer kleur gebruikt en andere pictogrammen. Alles is erop gericht om het proces toe te lichten aan mensen die minder bekend zijn met de technische details, zoals management, klanten of andere stakeholders. Procesplaten zijn wel vaak duurder om te ontwikkelen.
Procestekening of procesflow
De procestekening of procesflow is erop gericht om een proces gedetailleerd uit te leggen. Bij een procesflow specifiek is de volgordelijkheid van de activiteiten weer te geven. Het wordt daarom ook wel stroomdiagram genoemd. Beide maken gebruik van de standaardsymbolen. De technieken worden vaak ingezet voor procesoptimalisatie en -documentatie. Voor meer informatie over de procesflow, lees onze blog over processchema’s. Het opstellen van procestekeningen of procesflows is vaak redelijk snel te doen.
Aan de slag met processen visualiseren
In dit artikel hebben we besproken hoe je het uittekenen van je proces kunt aanpakken en welke technieken er beschikbaar zijn voor processen visualiseren. De volgende stap is om een juiste tool te selecteren. In onze blog ‘De 5 beste tools om processen in kaart te brengen’ bespreken we vijf relevante tools die jou kunnen helpen met het selecteren van de juiste tool – incl. voor- en nadelen.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen