In organisaties lopen er verschillende projecten, komen en gaan collega’s of worden processen aangepast. Ook al noemen we dit vaak niet zo, het is allemaal organisatieverandering. Maar wat is organisatieverandering nou precies? Waarom moet je veranderen? En hoe ga je aan de slag? Dat lees je in deze blog: een algemene introductie in organisatieverandering.
In deze blog bespreken we de volgende zaken:
Wat is organisatieverandering?
Organisatieverandering kan in het algemeen worden samengevat als: “Het proces waarbij een organisatie bewust aanpassingen doorvoert in haar structuur, cultuur, processen of strategieën”. Vaak worden deze aanpassingen doorgevoerd met een reden: door interne of externe omstandigheden of om doelstellingen beter te kunnen behalen.
Er is geen maat voor organisatieverandering. Ze kunnen zowel kleinschalig – een proces wordt aangepast of een afdeling krijgt een nieuwe collega – als grootschalig zijn – een hele nieuwe bedrijfsstrategie, afdeling overstijgende procesverbeteringen of de introductie van een groot IT-systeem. Het meest belangrijke is om te realiseren dat zelfs de kleinste wijzigingen daadwerkelijk organisatieverandering zijn. En daarom ook goed gemanaged moeten worden.
Waarom moet een organisatie veranderen?
Er zijn verschillende factoren waarom een organisatie moet veranderen:
- Externe factoren. Denk hierbij aan veranderende wetgeving, de opkomst of introductie van en nieuwe technologie of een veranderende markt. Bij externe factoren word je door ontwikkelingen buiten de organisatie gedwongen of geïnspireerd om te veranderen.
- Interne factoren. Hierbij ligt de motivatie of oorzaak om te veranderen binnen in de organisatie: een cultuurverandering die in gang gezet wordt door een nieuwe CEO, een nieuwe bedrijfsstrategie, prestaties de verbeterd moeten worden.
De motivatie voor een verandering kan positief zijn: dingen kunnen beter. Maak vaak is verandering ook (nood)gedwongen. Als je namelijk niet verandert, kan je organisatie irrelevant of niet competitief worden. Ook de constant veranderende wereld dwingt soms tot veranderingen. Maar gedwongen verandering betekent niet dat het een negatieve verandering is. Het geeft de mogelijkheid om processen te verbeteren, mensen (opnieuw) te motiveren en als bedrijf beter te gaan presteren.
De 3 wezenlijke elementen bij organisatieverandering
Er is niet zoiets als dé aanpak voor organisatieverandering. Toch zie je in veel onderzoeken en methodes de volgende drie wezenlijke elementen terugkomen:
- Visie en strategie. Een duidelijke visie geeft richting aan een verandering en legt uit waarom deze nodig is. Zonder een duidelijke visie kan er geen goed plan worden gemaakt, wat leidt tot verwarring en weerstand in de organisatie.
- Leiderschap. Effectieve leiders zijn nodig om het veranderproces te sturen, collega’s te inspireren en eventuele obstakels weg te nemen. Veel onderzoek laat zien dat effectief leiderschap de motor is voor mobilisatie en draagvlak.
- Cultuur en betrokkenheid. Veranderen kan alleen succesvol als de organisatie wordt meegenomen en de verandering omarmt. Een cultuur is nodig die betrokkenheid onder de medewerkers verhoogt en die de verandering ondersteunt. Zonder de juiste cultuur, zal de verandering worden geblokkeerd.
Hoe breng je verandering in een organisatie?
Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Dit geldt ook voor organisatieverandering. Echter zijn de volgende tips van toepassing op welke organisatieverandering dan ook:
- Maak een analyse van de huidige situatie. Elke verandering heeft een startpunt. Door goed te analyseren waar je nu staat, waar je heen wilt en wat het verschil is tussen deze situaties, maak je inzichtelijk wat je moet veranderen. Het legt de basis voor een plan.
- Stel een veranderplan op. Gebaseerd op de resultaten van stap 1, kan je een veranderplan opstellen. Belangrijk hier is om concrete stappen en mijlpalen op te nemen. Dit maakt de voortgang meetbaar en werkt ook motiverend voor de organisatie.
- Communiceer goed voor betere betrokkenheid. Cruciaal is dat de organisatie goed geïnformeerd en gemotiveerd wordt. Zorg voor betrokkenheid in de breedte van de organisatie. Maak een communicatieplan ook onderdeel van je veranderplan.
- Implementeer stapsgewijs. Probeer niet alles in een keer te veranderen. Dit zal leiden tot weerstand en onhaalbare deadlines. Kijk liever naar een iteratieve implementatie, waarbij je stukje voor stukje de gewenste verbeteringen doorvoert.
- Blijf monitoren en aanpassen. Evalueer de genomen stappen en maak waar nodig aanpassingen. Door flexibel te blijven kan je rekening houden met onvoorziene omstandigheden en nieuwe ideeën die komen vanuit de organisatie. Let er wel op dat je deze wijzigingen goed blijft communiceren om verwarring te voorkomen.
Verandering draait om mensen
Alle organisaties hebben te maken met organisatieverandering. Hoe groot of hoe klein ook. Er zijn veel verschillende aanpakken en methodes voor. Welke je ook pakt, er zijn een aantal belangrijke kernprincipes die gelden voor welke methode of aanpak dan ook: de juiste cultuur, betrokkenheid van het leiderschap, een duidelijke visie en het goed meenemen van de organisatie.
Projecten leiden altijd tot verandering. En verandering gaat altijd over mensen. Stel dit centraal in je aanpak en je bent al goed op weg.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Verandermanagement
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen