Verandering is onvermijdelijk in elke organisatie. Of het nu gaat om technologische ontwikkelingen, nieuwe wetgeving, of veranderende klantbehoeften: organisaties moeten zich blijven aanpassen. Toch is veranderen niet eenvoudig. Het vraagt om een doordacht veranderingsproces en oog voor de mensen die de verandering moeten realiseren.
In deze blog bespreken we de volgende zaken:
Wat is een veranderingsproces (en wat is change management)?
Een veranderingsproces is een verzameling van stappen die een organisatie doorloopt om van een bestaande situatie naar een gewenste toekomstige situatie te komen. Het gaat hierbij niet alleen om technische of structurele aanpassingen, maar ook om gedragsverandering bij mensen.
Vaak wordt het veranderingsproces uitgewisseld met de term change management of verandermanagement. Toch is het niet helemaal hetzelfde. Change management is het vakgebied dat zich richt op het begeleiden van deze verandering, met nadruk op communicatie, leiderschap, betrokkenheid en motivatie. Waar het veranderingsproces zich richt op het wat en hoe, richt change management zich op het wie en waarom.
Beide elementen zijn essentieel. Zonder een goed proces stokt de uitvoering; zonder aandacht voor de mensen mislukt de implementatie.
Welke veranderingsprocessen zijn er?
Er bestaan verschillende typen veranderingsprocessen, afhankelijk van het doel en de aard van de verandering. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende vormen:
Strategische verandering
Deze veranderingen richten zich op de strategische richting van de organisatie. Bijvoorbeeld het aansnijden van nieuwe markten, het uitbreiden van business units of het herpositioneren van een merk. Een goed voorbeeld is een organisatie die besluit klantgericht i.p.v. productgericht te gaan werken. Deze veranderingen hebben vaak grote impact op de processen en mensen in de organisatie.
Structuurverandering
Bij deze vorm verandert de interne organisatieopbouw. Dat kan gaan over afdelingen, management of rapportagelijnen. Bijvoorbeeld het afschaffen van managementlagen om wendbaarder te worden.
Procesverandering
Dit type verandering richt zich op de manier waarop werkzaamheden worden uitgevoerd. Een goed voorbeeld hier is het invoeren van lean principes in productieprocessen. Vaak gaat het om het verbeteren van efficiëntie, kwaliteit of samenwerking.
Technologische verandering
Technologie is vaak aanleiding tot verandering. Dit kan een nieuw IT-systeem zijn, het verder automatiseren van processen of het introduceren van nieuwe technologieën zoals AI.
Cultuurverandering
Cultuurverandering richt zich op gedrag, normen en waarden binnen een organisatie. Een voorbeeld hier is het aanbrengen van meer klantfocus in de dagelijkse gang van zaken.
Mensgerichte verandering (HR/organisatieontwikkeling)
Hierbij ligt de focus op het ontwikkelen van medewerkers en teams, bijvoorbeeld door loopbaanbegeleiding, trainingen, leiderschapstrajecten of teams zelfstandig laten werken.
Fases van een veranderingsproces
Een succesvol veranderingsproces doorloopt meerdere fases. Deze fases helpen om structuur aan te brengen en het overzicht te behouden.
- Analyse. In deze eerste fase wordt de reden voor verandering onderzocht. Waarom is er een verandering nodig? Wat zijn de problemen of kansen? Vaak wordt hierbij een analyse gemaakt van de huidige situatie en soms ook van de gewenste situatie.
- Visievorming en doelbepaling. Op basis van de analyse wordt een heldere visie ontwikkeld en het doel bepaald: waar willen we naartoe? Wat is het gewenste resultaat? Dit is ook het moment om draagvlak te creëren bij belangrijke stakeholders.
- Ontwerp van het verandertraject. In deze fase worden de concrete stappen uitgewerkt. Denk aan planning, benodigde middelen, communicatieaanpak en het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden.
- Implementatie. Het stappenplan wordt uitgevoerd. Dit is vaak de langste en meest intensieve fase. Communicatie, begeleiding en het omgaan met weerstand is in deze fase cruciaal.
- Borging. Zodra de verandering is doorgevoerd, is het zaak om deze te verankeren in de organisatie. Dat kan via procedures, trainingen of het aanpassen van systemen. Zonder borging is de kans groot dat men terugvalt in oude gewoonten.
- Evaluatie en bijsturing. Tot slot wordt gekeken of de verandering de gewenste resultaten heeft opgeleverd. Wat ging goed? Wat kan beter? Op basis van deze evaluatie kunnen vervolgacties worden bepaald. Het proces begint als het ware weer van voor af aan.
Hoe evalueer je het veranderingsproces?
Evaluatie van het veranderingsproces is essentieel. Hierdoor leer je van fouten, heb je de mogelijkheid om bij te sturen en vind je nieuwe mogelijkheden. Je hebt verschillende mogelijkheden om te evalueren:
- Stel vooraf duidelijke doelen en succescriteria op (bijvoorbeeld via KPI’s).
- Verzamel feedback van betrokkenen via interviews of enquêtes.
- Observeer of gewenst gedrag daadwerkelijk is veranderd.
- Analyseer afwijkingen van het oorspronkelijke plan: waar was bijsturing nodig?
- Documenteer de ‘lessons learned’ voor toekomstige trajecten.
En onthoud: evaluatie is niet het einde van het proces, maar de start van een nieuwe verbetercyclus.
Tot slot
Veranderen is nooit simpel. Maar met een duidelijk stappenplan voor het veranderingsproces, inzicht in de verschillende fases van het veranderingsproces en aandacht voor mens en organisatie, wordt de kans op succes aanzienlijk groter. Met een goed ingericht veranderingsproces kom je als organisatie vooruit en ga je beter presteren.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Verandermanagement
- Marlène Verburg
- |
- | Verandermanagement
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen