Het opstellen van een goede procesbeschrijving is relevant op veel momenten: voor het trainen van (nieuwe) medewerkers, voor kwaliteit en compliance, voor het optimaliseren van processen of als je met een project bezig bent. Misschien heb je van tevoren al je processen in kaart gebracht en wil je hier meer informatie aan toevoegen. Maar hoe stel je een goede procesbeschrijving op? En waar moet zo’n procesbeschrijving aan voldoen? In dit artikel vind je alle informatie en tips voor het opstellen van een goede procesbeschrijving.
In deze handleiding vind je:
De vier niveaus van procesbeschrijvingen
Er zijn vier verschillende niveaus van procesbeschrijvingen:
- Dit is een globale beschrijving van het bedrijfsproces. Dit zijn vaak deelgebieden die als geheel leiden tot het leveren van een dienst of product.
- Elke hoofdproces kan je opsplitsen in meerdere werkprocessen. Dit zijn de verschillende stappen die nodig zijn om het hoofdproces uit te voeren.
- Een werkproces bestaat weer uit een set van activiteiten die ervoor zorgen dat elk werkproces kan worden gerealiseerd.
- Werkinstructies zijn gedetailleerde beschrijvingen van hoe een activiteit moet worden uitgevoerd.
Als je nadenkt over een procesbeschrijving, is het belangrijk om te bedenken over welk niveau je het hebt. Bij het hoofdproces (en soms ook nog werkproces) worden vaak alleen de processen in kaart gebracht op een visuele manier. Zie hiervoor onze blog over het in kaart brengen van processen. Bij diepere lagen wil je meer informatie toevoegen. Enkele visuele processtappen met korte namen geven hier niet voldoende informatie en kan leiden tot onduidelijkheid. Een goede procesbeschrijving is op deze lagen relevant.
Wat zet je in een procesbeschrijving?
In een procesbeschrijving kunnen een aantal elementen laten terugkomen:
- Naam, versie en eigenaar van het proces
- Doelstellingen & scope
- Input voor het proces
- Output van het proces
- Processtappen
- KPI’s
- Overige informatie en bijlagen
Al deze elementen geven een compleet beeld van:
- Waarom dit proces relevant is,
- Hoe het proces moet worden uitgevoerd,
- Wat er voor nodig is om het proces uit te voeren,
- Wat er na dit proces komt
- Hoe de kwaliteit gewaarborgd kan worden
Waarom zijn procesbeschrijvingen zo belangrijk?
Het opstellen van een goede procesbeschrijving kan best even werk zijn. Toch is het belangrijk om hier tijd in te steken. Een goede procesbeschrijving zorgt namelijk voor:
- Standaardisatie. Hierdoor weet je zeker dat iedereen het proces hetzelfde uitvoert. Ook bijvoorbeeld nieuwe collega’s.
- Duidelijkheid. Voor zowel de betrokkenen, maar ook voor mensen die zijdelings met het proces te maken hebben, bijvoorbeeld omdat ze gebruik maken van de outputs. Hierdoor kan er beter op elkaar worden afgestemd en scheelt het stellen van veel vragen.
- Procesoptimalisatie. Als de processen goed zijn vastgelegd, kan je vanuit daar knel- en verbeterpunten identificeren.
- Kwaliteit en compliance. Goede procesbeschrijvingen vormen de basis voor een goed kwaliteitshandboek, certificeringen en het voldoen aan wetgeving.
- Schaalbaarheid. Als jouw bedrijf groeit, kunnen de processen meegroeien. Nieuwe mensen kunnen snel worden ingewerkt en evt. knelpunten voor groei zijn makkelijk geïdentificeerd.
- Risicovermindering. Door goed vastgelegde processen worden er minder fouten gemaakt en verlaag je risico’s.
Aan de slag met procesbeschrijvingen
Wil je ook met procesbeschrijvingen aan de slag? Download dan nu gratis en vrijblijvend onze procesbeschrijving template, incl. een voorbeeld van een procesbeschrijving. Elk proces dat goed is gedocumenteerd, is namelijk al winst.
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen