Business process management is een discipline waarin het analyseren en verbeteren van de bedrijfsprocessen binnen een organisatie centraal staat. Bij BPM staat continue optimalisatie van processen in het bedrijf centraal. Deze brede discipline kan in verschillende vormen en maten toegepast worden.
BPM kan gebruikt worden om een beperkte set bedrijfsprocessen te optimaliseren maar kan ook organisatiebreed ingezet worden. Er is dan ook een veelvoud aan methodes, raamwerken en tools mogelijk om dit verder vorm te geven. In sommige gevallen wordt BPM gebruikt om processen te automatiseren maar dit is niet noodzakelijk om waarde te halen uit het toepassen ervan. In dit artikel geven we ins en outs over BPM en hoe je dit binnen jouw organisatie in kan zetten om bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Waarom Business Process Management?
Een bedrijfsproces is een groep taken die samen een product of dienst leveren met toegevoegde waarde voor de klant – dit proces hoeft echter niet zichtbaar te zijn voor de klant. Uit deze definitie blijkt ook waarom bedrijfsprocessen belangrijk zijn. Ze zijn essentieel voor het bereiken van bedrijfsdoelen.
Men kan puur sturen op het resultaat, maar het resultaat wordt uiteindelijk grotendeels bepaald door het uitvoeren van de juiste activiteiten op de juiste manier. Met business process management staat het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen centraal en wordt het bereiken van een goed resultaat niet aan het toeval overgelaten. Zie ook onze blog over ‘procesdenken’
De 5 pijlers/stappen van BPM
Business process management is zelf ook een proces, namelijk een proces voor het optimaliseren van processen. Door het volgen van deze 5 stappen kan je de bedrijfsprocessen in je organisatie in kaart brengen en analyseren:
- Analyseren – Het startpunt is altijd het huidige proces. Wat werkt goed en waar liggen de verbeterpunten. Hier is het belangrijk dat je alle mensen in de organisatie betrekt zodat je zowel de strategische, tactische en operationele aspecten mee kunt wegen. Van daaruit kun je prioriteren waar de meeste waarde te behalen is.
- Modelleren – Vanuit deze analyse kun je gaan werken aan een geoptimaliseerd proces. Belangrijk is om na te gaan hoe dit uitgewerkte bedrijfsproces zou functioneren in verschillende scenario’s om te zorgen dat je de benodigde waarde eruit haalt.
- Implementeren – Voer nu het voorgestelde proces in. Zorg dat je goed documenteert wat je verandert en waarom, zodat je ook de beoogde waarde behaalt. Pas eventueel ondersteunende software ook aan zodat deze de mensen helpen bij de nieuwe manier van werken.
- Monitoren – Het is nu belangrijk om te gaan monitoren. Kijk of de wijzigingen effect hebben en zorg eventueel voor metingen voor en na de verandering. Belangrijk is om niet alleen oog te hebben voor efficiëntie. Business process management kan ook positief bijdragen aan andere bedrijfsdoelen, zoals klanttevredenheid, voorspelbaarheid, enz.
- Optimaliseren – Het beste is om hier niet te stoppen maar continu te blijven meten en verbeteren. Komen er nieuwe problemen of ideeën naar boven? Of ben je misschien in staat om (delen van) het proces te automatiseren.
In sommige gevallen wordt er nog een extra stap toegevoegd ‘Business Process Reengineering’. Dit is een methode waarbij kleine incrementele verbeteringen aan het proces niet meer lijken te leiden tot betere resultaten, waardoor meer fundamentele en radicale veranderingen nodig zijn om nog te komen tot het gewenste resultaat, bijvoorbeeld voor vergaande automatisering.
Wat doet een BPM-tool?
Gezien business process management erg breed is, kan ook software in verschillende manieren helpen bij het vormgeven. De meeste software die zichzelf neerzet als BPM software, heeft de focus op de derde stap – implementeren. Echter zijn er ook tools die zich meer focussen op de andere stappen.
De software die helpen bij implementatie doen dit vaak vanuit drie verschillende invalshoeken:
- Mens – BPM tools met de mens centraal focussen vaak op het verbeteren van de samenwerking tussen mensen. Veel tools focussen op het ondersteunen van een repetitief proces, bijvoorbeeld door taak management.
- Document – Bij een focus rondom documenten draait alles om het proces rondom een document in alle vormen, waarbij verschillende mensen dit document aanvullen en onder ogen krijgen voor ondertekening. Dit is bijvoorbeeld relevant in juridische omgevingen, maar ook bij engineering.
- Integratie – De laatste focus ligt meer op automatisering. Door integratie van verschillende stappen en software, kan gezorgd worden voor een verdere mate van optimalisatie.
OrangeSpot is een tool waarin je deze drie facetten kan beheren en waarborgen. Bij OrangeSpot ligt de nadruk op alle stappen om te komen tot een geoptimaliseerd proces. Modelleer de as-is en haal verbeterpunten op uit de hele organisatie. Creëer een to-be model en zorg je voor draagvlak door iedereen in de organisatie erbij te betrekken. Zo zorg je voor een vlekkeloze implementatie en kun je analyseren of dit heeft geleid tot de gewenste situatie
Verder lezen?
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen
- Marlène Verburg
- |
- | Bedrijfsprocessen